Hvordan og hvornår skal personoplysninger slettes?  

Den dataansvarlige skole skal være i stand til at slette de personoplysninger, som ikke længere må behandles.

Når skolens slettepligt indtræder, skal sletning kunne ske effektivt (dvs. for bestandigt) og i alle de systemer og platforme, som medarbejderens/elevens personoplysninger er gemt i, fx Outlook og DocuNote.

Det er afgørende vigtigt, at sletning også sker hos databehandlere, hvilket normalt kræver en udtrykkelig formulering herom i kontrakten eller databehandleraftalen eller en ad hoc sletteinstruks fra skolen til databehandleren.

Fysiske print skal (indsamles og) makuleres, når de ikke længere har relevans for driften. 

Skolen skal have beskrivelser til administrative medarbejdere og it-vejledere i, hvordan sletning sker effektivt og ressourcebesparende, fx ved automatiserede sletteregler.

1.1  Elevoplysninger

Oplysninger om elever slettes enten, når eleven anmoder (og skolen finder anmodningen berettiget), eller efter følgende retningslinjer (åremålet regnes fra eleven har forladt skolen) (1)

OplysningSlettefristLovgrundlag
Eksamensbevis samt oplysninger der er nødvendige for at genere et eksamensbevis30 år§ 38, stk. 1, i den almene eksamensbekendtgørelse
Oplysninger, der er nødvendige for at udstede attestationer for gennemført undervisning (merit)10 årGymnasiebekendtgørelsen
Oplysninger om elever af betydning for årsrapporten (fx oplysninger om elevbetalinger til fester, begivenheder og studieture (beløb, dato og elev))5 årBogføringslovens §10
Oplysninger om SPS (søgning om tilskud til samt administration af midler)5 år§ 14 i SPS-bekendtgørelsen (2)
Oplysninger om SU5 årSU-styrelsens udmelding
Alle andre elevoplysningerKan (i princippet) slettes når eleven forlader skolen (dog i praksis ved udgangen af kalenderåret)
Logningsdata af elevers internettrafik på skolens netværker samt i IT-systemer6 måneder fra de er registreretSikkerhedsbekendtgørelsen

1.1  Medarbejderoplysninger

Oplysninger om medarbejdere slettes enten, når medarbejderen selv anmoder om det (og skolen finder anmodningen berettiget), eller efter følgende retningslinjer (åremålet regnes fra fratrædelse):

JobansøgerePersonoplysninger om ansøgere, der ikke er blevet ansat slettes 6 måneder efter rekrutteringsprocessen er afsluttet

Undtagelse: hvis ansøger har givet sit samtykke kan oplysningerne opbevares længere
Nuværende medarbejderePersonoplysninger på personalesagen (og i IT-systemer) kan opbevares indtil medarbejderen er fratrådt

Undtagelse: hvis medarbejderen beder om sletning af forældede personoplysninger undervejs i ansættelsesforholdet, fx en gammel tjenstlig advarsel, skal skolen forholde sig aktivt til, om fortsat opbevaring er saglig, proportionel og relevant. Skolens afgørelse om afslag på at slette en personoplysning på medarbejderens anmodning er en forvaltningsretlig afgørelse, som skal indeholde en høring, begrundelse og klagevejledning.
Fratrådte medarbejderePersonoplysningerne på personalesagen slettes 5 år efter fratrædelse; dog gemmes oplysninger om navn, ansættelsesperiode, fag og evt. funktioner på skolen grundet historisk interesse, jævnfør Bekendtgørelsen om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed § 1

Undtagelse 1: personalesager for ansatte, der er født den 1. i måneden og medarbejdere i chefstillinger slettes ikke, da der kan være afleveringspligt til Statens Arkiver.

Undtagelse 2: hvis der verserer arbejdsskadesag, retssag eller arbejdsretlig tvist mellem medarbejderen og arbejdsgiver, slettes personalesagen først 3 år efter den pågældende sag er afsluttet. (3)

Hvidovre, maj 2019

(1) Bemærk at ved brug af den standard mappestruktur i DocuNote EDSH vil sletning som beskrevet ovenfor ske ved automatisk kassation, hvorved de personoplysninger, der befinder sig i en konkret mappe slettes ved automatiserede arbejdsgange, når det relevante åremål er gået. Fx slettes SU-oplysninger 5 år efter udgangen af det kalenderår, hvor eleven har forladt skolen. Det betyder, at skolens administration ikke behøver at vedligeholde den del af skolens datasamling manuelt.

(2) Bekendtgørelse om særlige tilskud til specialpædagogisk bistand ved ungdomsuddannelser m.v. nr. 1377 af 09/12/2013

(3) I tilfælde af en af de to undtagelser: oplysningerne overføres til et arkiv i ESDH efter 5 år, hvortil kun meget få medarbejdere har adgang – herfra kan de så hentes frem, hvis det bliver nødvendigt.