Mailpolitik for Hvidovre Gymnasium & HF

På Hvidovre Gymnasium & HF lægger vi vægt på tilgængelighed – også per mail. Når vi sender e-mails til hinanden internt på skolen, kan vi som absolut udgangspunkt forvente svar inden for to arbejdsdage, så hverken elever eller personale forsinkes unødigt i deres arbejde. Selvom tilgængelighed er vigtigt, er trivsel og reduktion af stress det også. Det er ikke altid, at man kan svare fyldestgørende i løbet af kort tid, men inden for 48 timer giver man en bekræftelse på, at man har set beskeden og vil vende tilbage. Det er vigtigt at understrege, at personalet ikke er forpligtet til at læse og besvare mails i weekender og ferier, og mails sendt efter kl. 18 om aftenen kan ikke forventes læst før næste arbejdsdag.

I forbindelse med Persondataforordningen har ledelse, sekretærer og studievejledere fået sikker mail. Det betyder, at man som afsender kan være sikker på, at mailen kun kan læses af relevante modtagere, som ved, hvordan man behandler persondata forsvarligt. Al digital korrespondance, der indeholder fortrolige persondata, skal sendes via sikker mail, hvorefter data bliver opbevaret forsvarligt i skolens ESDH-system, DocuNote, så længe de er relevante for skolens behandling af sagen.

Skolens medarbejdere har kun adgang til de persondata, som er nødvendige for at støtte eleverne bedst muligt. I klassekonferencerne på Office 365 kommunikeres der udelukkende med det for øje. Det er kun relevante parter, der har adgang til klassekonferencerne, og al kommunikation foregår efter et princip om informationsminimering: Vi skriver kun den absolut nødvendige information, og personfølsomme data optræder aldrig i konferencerne. Klassekonferencen slettes, når klassen er dimitteret, og vi derfor ikke længere har behov for at databehandle. Al almindelig intern kommunikation mellem medarbejdere på Hvidovre Gymnasium & HF skal ske i Office 365; beskeder, der indeholder fortrolige persondata, skal sendes til administrationen/ledelsen via sikker mail.

Brug af digitale platforme 2021

Lectio:

– Den daglige undervisning ift. klasser/hold/elever (forløbsplaner, lektier, materialer, afleveringer etc.)

– Generel kommunikation til klasser/hold

Outlook:

– Intern kommunikation, information og videndeling for ansatte

Teams:

– Personlig kommunikation med elever

– Online undervisning (om nødvendigt)

– Virtuelle møder (om nødvendigt)

Fysisk og virtuel undervisning:

De seneste års erfaringer med den virtuelle undervisning (på godt og ondt) på Teams gør at vi fremadrettet kan indtænke denne arbejdsform i den daglige undervisning, hvis behovet opstår.

Det er således legitimt at bruge asynkron og/eller synkron online undervisning via Teams som supplerende arbejdsform.

Vi ved alle at det fysiske møde med eleverne er at foretrække, men der kan opstå situationer, hvor I er forhindret i det fysiske møde.

Den asynkrone og/eller synkrone online undervisning skal således kun anvendes, hvis I vurderer at denne arbejdsform er bedre for eleverne end en aflysning.

Den enkelte lærer foretager selv de nødvendige skemaændringer.